IT Asset Management mit System Center – Software Management (Teil 4/4)

Der Mittelpunkt des Software Asset Management mit dem Provance IT Asset Management Process Management Pack für den System Center Service Manager ist der “Software Titel”. Ein Softwaretitel kann mehrere Versionen einer Software enthalten. Die Softwareelemente werden im Idealfall durch den System Center Configuration Manager inventarisiert. Das Mapping der inventarisierten Softwareinformationen (z.B. Windows Server 2008 R2 SP1) mit dem manuell erstellten Softwaretitel erfolgt manuell einmalig. Als Alternative zur Inventarisierung kann der Softwaretitel manuell einem Hardware Asset zugewiesen werden. Danach werden in diesem Beispiel alle inventarisierten Windows Server 2008 R2 SP1 mit diesem Softwaretitel verknüpft. Der Softwarehersteller wird einmalig angelegt und mit den entsprechenden Softwaretiteln einmalig verknüpft. Auch der relevante Softwarelizenzvertrag, die Softwarelizenzen und die Bestandseinheit wird mit dem Softwaretitel verknüpft. Folgende Abbildung zeigt den Zusammenhang der einzelnen Komponenten:

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Der Provance Software Asset Management Bereich im System Center Service Manager beinhaltet die drei Hauptbereiche “Bestandseinheiten”, “Softwarekatalog” und “Softwarelizenzen”:

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Diese drei Bereiche werden nun genauer betrachtet.

Zu Beginn des Software Asset Managements wird der Software Katalog mit den Softwaretiteln erstellt. Dieser Katalog verlinkt im Idealfall die Softwaretitel mit den installierten Softwareelementen. Ein Softwareelement repräsentiert eine Version einer Software Applikation. Die Softwareelemente werden durch die Inventarisierung mittels System Center Configuration Manager in der Configuration Management Datenbank (CMDB) abgelegt. Danach erfolgen die nächsten Schritte, wie die Verlinkung der SKU und der Lizenzinformationen mit dem Softwaretitel.

Verwaltung der Bestandseinheiten:

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Die Bestandseinheit (engl. Stock Keeping Unit (SKU)) beinhaltet die Artikelnummer des Herstellers und den aktuellen Status. Die Bestandseinheit wird dann mit dem relevanten Softwaretitel und dessen Version verknüpft. Auch Lizenzinformationen können direkt in der Bestandseinheit eingetragen werden. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn die Bestandseinheit ein Lizenzpaket ist (z.B. 50 Stück). Hier ein Einblick in die allgemeinen Informationen einer Bestandseinheit:

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Die Produktverwendungsrechte (Sprache und Region) werden ebenfalls in der Bestandseinheit dokumentiert.

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Besteht für diese Bestandseinheit ein Down- und/oder Upgraderecht, dann kann die entsprechende Downgrade Version mit dieser Bestandseinheit verknüpft werden. Dies ist vor allem für die Lizenz-Compliance Kalkulation mit den installierten Versionen relevant.

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Neben der Möglichkeit Dateien zu diesem Bestandsobjekt hinzu zu laden gibt es auch die Möglichkeit Freitext-Anmerkungen hinzu zu fügen. Der Verlauf protokolliert alle Änderungen an diesem Bestandsobjekt. Auch die verknüpften Elemente wie z.B. Change Request und Wissensdatenbankartikel werden entweder automatisiert (z.B. im Falle eines Change Requests, der direkt aus diesem Formular durch den entsprechenden Task eröffnet wurde) oder manuell (z.B. Verknüpfung eines Wissensartikel) durchgeführt:

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Verwaltung des Softwarekataloges:

Der Softwarekatalog teilt sich in zwei Ansichten. Zum einen in die Ansicht “Anhand der Installation überwachte Softwaretitel” und zum anderen in die Ansicht “Anhand der Zuweisung überwachte Softwaretitel”. Der Unterschied liegt darin, dass in der ersten Ansicht der Lizenzierungsstatus auf Basis der Inventardaten durch den System Center Configuration Manager ermittelt wird und in der zweiten Ansicht auf Basis der manuell zugewiesenen Hardware Assets.

Hier ein Bespiel für die Ansicht “Anhand der Installation überwachte Softwaretitel”:

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Die Visualisierung des Lizenzierungsstatus direkt in der Console erfolgt nach dem Ampelprinzip (grün, gelb, rot), wobei die Schwellwerte an das Unternehmen anpassbar sind.

Jedem neuen Softwaretitel wird ein repräsentativer Anzeigename vergeben. Auch der Status des Softwaretitels und der Genehmigung wird im allgemeinen Teil dokumentiert. Der Softwaretitel wird mit dem entsprechenden Hersteller verknüpft, kategorisiert und mit Kosten versehen. Danach erfolgt die Definition der Überwachung des Lizenzierungsstatus (entweder auf Basis der Inventarisierung/Installation oder durch manuelle Zuweisung). Der letzte Schritt im allgemeinen Teil ist die Verknüpfung der relevanten Softwareversionen.

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Die Softwareversionen werden im Idealfall mit den Inventardaten aus dem System Center Configuration Manager verknüpft:

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Ist bereits eine Bestandseinheit mit dem Softwaretitel verknüpft, dann ist dies auch direkt im Softwaretitel-Formular einsehbar:

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Die Zuordnung der Lizenzanzahl zu Kostenstellen, Organisationen oder Standorten erfolgt im Bereich der “Zuordnung”.

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Nicht zu verwechseln mit der Zuordnung ist die manuelle Zuweisung. Sie erfolgt direkt aus der Taskleiste:

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Eine Übersicht der Zuweisungen ist im Bereich “Zuweisungen” aufgelistet:

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Um die zugewiesenen Hardware Assets direkt aus dem Formular anzusehen, gibt es analog zur Zuweisung einen eigenen Task in der Taskleiste.

Der nächste Bereich “Softwaremanager” dokumentiert den Verantwortlichen für diesen Softwaretitel.

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Analog zur Bestandseinheit gibt es auch hier die Bereiche “Verknüpfte Elemente”, “Dateianhang”, “Anmerkungen” und “Verlauf” mit gleicher Funktion.

Wartung des Softwarekataloges:

Übersicht der aktuell zugeordneten Softwareelemente:

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Aus IT Compliance Sicht sind jene Softwareelemente interessant, die nicht zugeordnet sind. D.h. diese inventarisierten Applikationen sind auf Hardware Assets installiert, aber keinem Softwaretitel zugewiesen:

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Zum einen besteht die Möglichkeit, diese Softwareelemente mit einem Softwaretitel zu verknüpfen. Zum anderen werden jene Softwareelemente, die z.B. gratis verfügbar sind (z.B. Windows Live Mesh) und nicht im Software Asset Management behandelt werden, mit der Funktion “Softwareelement aus Anzeige ausschließen” aus dem Asset Management ausgeschlossen:

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Diese Softwareelemente werden dann in der Ansicht “Alle ausgeschlossenen Softwareelemente” aufgelistet:

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Aus IT Compliance Sicht sollte die Ansicht “Nicht zugeordneten Softwareelemente” leer sein und regelmäßig überprüft werden.

Abgerundet wird der Softwarekatalog mit einer Übersicht der eingesetzten Software aufgeteilt nach Hersteller. In dieser Übersicht besteht die Möglichkeit die verschiedenen Elemente des Softwaretitels (z.B. Bestandseinheit und Softwarelizenz) auf einen Blick darzustellen:

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Verwaltung der Software Lizenzen:

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Die Softwarelizenzen werden einer Bestandseinheit zugewiesen, sowie mit weiteren Softwarelizenzvereinbarungen und Wartungs- und Supportvereinbarungen verknüpft. Die interne Zuordnung erfolgt auf Basis von Kostenstelle, Organisation und/oder Standort. Auch die Bestelldetails wie die Bestell- und Rechnungsnummer, sowie die Kosten können hier dokumentiert werden:

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Beinhaltet die Softwarelizenz Lizenzschlüssel, dann können diese mit einer Beschreibung in dem Reiter “Lizenzschlüssel” eingetragen werden.

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Wurden Softwarelizenzen bereits einem Hardware Asset zugewiesen, dann ist diese Zuweisung im Überblick direkt im Softwarelizenzformular einsehbar:

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Analog zur Bestandseinheit gibt es auch hier die Bereiche “Dateianhang”, “Anmerkungen” und “Verlauf” mit gleicher Funktion.

 

Berichtswesen:

Im Bereich der Berichtserstellung werden folgende Berichte mitgeliefert:

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Das System setzt auf Microsoft SQL Server Reporting Services auf und ermöglicht dadurch die Erstellung von eigenen Berichten bzw. die Adaptierung der Bestehenden. Auch das Ausgabeformat (z.B. PDF, Word) bzw. der Ausgabezeitpunkt (jeden Sonntag um 23:00 Uhr) und Ort (z.B. Fileshare oder Sharepoint) ist frei konfigurierbar.

Hier ein Beispiel für einen Bericht über die Softwarelizenzverteilung (inkl. der Auflistung der Hardware Assets):

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Der folgende Bericht zeigt die Zuordnung eines Softwaretitels (z.B. Microsoft Windows 7 Ultimate) zu einer Kostenstelle, Organisation oder Ort (in diesem Fall Wien-Zentrale):

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Innerhalb der verschiedenen Formulare besteht die Möglichkeit einen Change Request oder Vorfall anzulegen. Diese Requests sind durch die tiefe Integration direkt mit den Change-, Problem- und Incident-Management Prozessen des System Center Service Managers verbunden.

Hier die Links zu allen Blogartikeln der “IT Asset Management mit System Center” Serie:

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